Kaç yaşına gelirseniz gelin, ister 23 yaşında taze bir mezun yeni bir beyaz yakalı olun, ister departmanınızın en yüksek rütbeli yöneticisi, daima maruz kaldığınız ve cevap verirken zorlandığınız tek bir soru var: Türkiye gibi genç nüfusun sonsuz olduğu bir ülkede, her yıl vasıflı vasıfsız iki yüz kadar üniversite on binlerce öğrenciyi mezun ederken, yani iş bulma talebi, yeni çalışana olan ihtiyaçtan çok daha fazla olunca 2 kişilik bir iş için yeri geliyor binlerce aday başvuru yapıyor. Bu adayları şirketin istekleri ve pozisyonun ihtiyaçları doğrultusunda görüşülebilecek sayılara indirebilmek bile başlı başına korkunç bir mesai ama bu mesai tabii ki hiçbir İK'cıyı yıldırmadı, yıldıramaz da! Evet sevgili insan kaynakları departmanı çalışanları, hadi büyük şehirlerdeki orta yaş grubundaki insanlar artık insan kaynakları diye bir birime kısmen aşinalar diyelim; peki "İnsan kaynakları nedir?" ve "İnsan kaynakları çalışanı ne yapar?" sorusunun cevabını ufacık çocuğa, uzak akrabaya, yayladaki amcana, yazlıktaki komşuna nasıl açıklayacaksın? Bu sorulara bir de seni gayet iyi tanıyıp yaptığın işin ne olduğunu bilmelerine rağmen anlamazdan gelen satış ve pazarlama departmanındaki arkadaşlarının "Yahu sen ne iş yapıyorsun ki zaten tüm gün?!" şeklinde sıkıştırmaları eklenince iş iyice çığrından çıkıyor. Geldik birinci adıma, yani herkesin çok kolay sandığı ama gerçekte hiç de kolay olmayan o sürece: İşe alım için iş ilanı oluşturma faslı. Burada çok kritik dengeler var. İlan oluşturulacak pozisyonu tam olarak anlatabilmek, yapılacak işleri ve o işlerin doğurduğu gereklilikleri net bir şekilde tarif etmek, alınacak kişinin niteliklerini doğru tespit edebilmek ve uzun vadeli bir birlikteliğin ilk adımlarını atmak. Yo dostlar yo, İK'cı olmak daha ilk adımdan zor. Hem şirketi tanı, hem pozisyonları bil, hem bunları doğru ifade et... İK departmanı şirketlerin çalışan profilini belirleyen, adaylar arasından şirkete uygun olanları seçen, onlarla tanışan, onları işe alan, şirkete adapte eden ve tüm bu süreçleri titizlikle takip eden, çalışanların taleplerini alan ve karşılayan departmandır. Kısacası İK, şirketteki tüm insanların yani personelin şirkete verimli olacak şekilde yönetilip yönlendirilmesinden sorumlu departmandır, birazdan adım adım detaylara da gireceğiz. Ama dik dur, eğilme sevgili insan kaynakları gönüllüsü! İşte bu yazıyı senin elini kuvvetlendirmek ve bu sorular karşısında strese girmeden, kan beynine sıçramadan yaptığın işi tane tane anlatmanı kolaylaştırmak için yazıyoruz. Unutma, biz senin tarafındayız! İşe alım tamam, evrak işleri tamam, geldik yeni çalışanın şirkete alıştırılması sürecine. Bu noktada doğru programı yapmak, yeni çalışanı gerekli kişilerle tanıştırıp işi öğrenmesini ve şirketi sevmesini sağlamak tamamen İK'cının kontrolünde. Şirketten şirkete değişiklik gösterse de pek çok firmada mesai ücretleri, masraf formları, avans talepleri de önce insan kaynakları departmanından geçer sonra muhasebeye ulaşır, tabii bunun takibini ve kaydını tutmak da çileli İK'cıların bir diğer görevidir. Tabii bir de şirketin görevi gereği çalışana zimmetlediği araç gerecin takibi de yine çoğu firmada İK'dan geçer. Yeni girdiğiniz bir ortamda size doğru bir oryantasyon programı yapılır ve doğru kişilerle tanıştırılırsanız kendinizi hızlıca oranın bir parçası gibi hissedersiniz. Eğer bu planlama düzgün yapılmazsa belki daha bir ay bile olmadan ortamdan uzaklaşırsınız ve onca çaba ve mesai herkes için boşa gider. Anlayacağınız üzere yine iş İK'cılara düşüyor. Müsaadenizle "insan kaynakları" tamlamasını yazı boyunca herkesin yaptığı gibi İK olarak kısaltıp kullanacağız. Yeni çalışan alma sürecini yukarıdaki maddelerde anlattık, şimdi İK departmanının tüm şirket çalışanlarını ilgilendiren görev ve sorumluluklarına gelelim. İzin, izin, izin! O cefâkar İK departmanı çalışanları olmasa belki yılda 2 haftalık izninizi bile doğru düzgün yapamayacağınız biliyor musunuz? Çalışanların izin taleplerinin birbiriyle çakışmaması, şirketin de çalışanın da mağdur olmaması, herkesin adil bir şekilde çalışıp adil bir şekilde tatil yapması da İK'cıların elindedir. Tabii ki izin talep ve onaylarının takibi, kullanılan ve kalan izinlerin tespiti de bu işin bir diğer zor tarafıdır.